Come già comunicato per l’anno appena trascorso, la Questura di Reggio Emilia ha adottato una serie di best practices per venire incontro alle crescenti richieste dei cittadini connesse al rilascio del passaporto elettronico.
Alla data odierna e a consuntivo dell’anno 2023, tutti i passaporti richiesti sia con procedura ordinaria sia con quella di urgenza, sono stati rilasciati nei tempi stabiliti dalla legge ed in linea con la data di partenza indicata dal cittadino.
Oltre alla gestione urgente delle istanze di tutti coloro che hanno richiesto il passaporto per comprovate esigenze di lavoro, di studio, per cure mediche o per missioni umanitarie, anche per l’anno 2024 sono a pieno regime le procedure volte a soddisfare anche tutte le esigenze di coloro che richiedono il rilascio anticipato del titolo di viaggio per motivi diversi da quelli istituzionalizzati.
Attraverso l’implementazione delle procedure di overbooking (aumento del numero delle prenotazioni quotidiane con aperture pomeridiane straordinarie), è stato e sarà possibile accogliere con maggiore solerzia tutte le esigenze dell’utenza, poiché tale pratica è stata modulata con flessibilità proprio in base alle richieste dei cittadini.
Tutte le necessità connesse alle festività natalizie appena concluse sono state soddisfatte.
Anche per tutto l’anno 2024 è garantito il completamento nei tempi necessari di tutte le richieste ancora in corso di trattazione (e di quelle che saranno presentate).
La Questura di Reggio Emilia tiene conto quotidianamente delle criticità che ancora sussistono sui tempi di prenotazione attraverso l’agenda elettronica on-line, che condizionano le esigenze di spostamento dei residenti in provincia. Queste sono onda lunga dei due eventi che negli anni 2020 e 2021 hanno segnato il settore degli espatri: l’emergenza pandemica e la Brexit.
Come noto nel corso dei due anni di pandemia, in modo costante anche se non continuativo, sono stati preclusi gli spostamenti verso l’estero a tutti i cittadini italiani, ad eccezione di una minima percentuale di soggetti autorizzati ad espatriare in deroga alle ferree regole dei vari lockdown. Questo ha comportato un vero e proprio abbattimento dei rilasci dei titoli di viaggio, considerato il fatto che nel corso dei due anni sono stati emessi passaporti in numero esiguo rispetto alla media degli anni precedenti. Anche nelle fasi di “riapertura” tra un lockdown e l’altro, si è registrato un abbattimento delle richieste di rilascio del titolo, a causa dell’incertezza sull’andamento della pandemia e del rischio di trovarsi all’estero in corso di nuova chiusura. L’emergenza pandemica, con tutte le conseguenze sugli spostamenti dei cittadini italiani, ha generato un imponente “arretrato” sulle richieste di titoli di espatrio, destinato inevitabilmente ad essere recuperato negli anni successivi.
Altro fattore di non minore importanza, che ha influito in modo significativo sull’aumento delle richieste è stata la Brexit che, con l’uscita della Gran Bretagna dall’Unione Europea, ha di fatto generato un ulteriore significativo sovraccarico di richieste di titoli di espatrio.
Relativamente al dato numerico, si evidenzia che l’Ufficio Passaporti della Questura di Reggio Emilia registrava un numero di passaporti emessi ogni anno dell’ordine di circa 15.000 titoli (dato rilevato sulla base della media degli ultimi 10 anni, fino all’anno 2019). L’emergenza pandemica, con tutte le conseguenze sugli spostamenti dei cittadini italiani, ha generato un “arretrato presunto” stimabile in oltre 40.000 libretti (tra quelli non emessi e quelli scaduti) tutti destinati ad essere recuperati negli anni successivi all’emergenza Covid. Una quota consistente è stata recuperata nel corso dell’anno 2023, con oltre 30.000 titoli emessi nell’arco dei 365 giorni.
È evidente che il problema relativo all’agenda on-line è stato (ed è ancora) quello di maggior impatto sui cittadini. Infatti dalla data di riapertura delle prenotazioni si è registrata una corsa all’appuntamento che ha causato una progressiva saturazione dell’agenda con tempi di attesa che già dopo pochi giorni utilizzo sono arrivati a diversi mesi e che è ancora oggi molto lunga a causa del numero sovradimensionato di richieste che ancora saturano il sistema.
Nonostante gli interventi, sia a livello nazionale con il miglioramento dell’agenda on-line, sia a livello decentrato con il potenziamento dell’Ufficio Passaporti attraverso l’implementazione di risorse umane e logistiche, la media di richieste di passaporto si mantiene fuori soglia con conseguente allungamento dei tempi di prenotazione (prima data utile rilevabile sull’agenda appuntamenti) dai tradizionali due mesi a cinque, sei, sette o otto mesi a seconda del periodo dell’anno.
In attesa del ritorno a dinamiche e numeri fisiologici, tale criticità viene gestita e bypassata sia con il sistema dell’overbooking (aumento del numero delle prenotazioni quotidiane con aperture pomeridiane straordinarie), sia con un servizio “su misura” in base alle esigenze del singolo richiedente (l’appuntamento viene ricalibrato in base alla data di effettiva partenza, tenuto conto anche della necessità di visti e/o di tempi minimi di residua validità dei passaporti).
Per tali motivi resta confermata per tutto l’anno 2024 la procedura già attuata per tutti i casi in cui la data dell’appuntamento allo sportello sia successiva a quella di effettiva partenza che prevede, contestualmente alla prenotazione, che il cittadino possa richiedere l’anticipo attraverso una PEC dedicata, secondo la seguente procedura:
1) dopo aver fatto accesso sulla pagina delle prenotazioni ed aver scelto la provincia di Reggio Emilia, si apre la seguente pagina
2) successivamente si apre in automatico la pagina successiva contenente l’indirizzo PEC al quale scrivere
Nella richiesta dovranno essere specificate le ragioni dell’urgenza, indicando il nominativo e il codice fiscale del richiedente, la data di partenza ed allegando idonea documentazione a sostegno.
A seguito del riscontro da parte dell’Ufficio dei motivi di urgenza addotti, l’utente verrà contattato attraverso la mail (o PEC) fornita al momento della registrazione sul portale e gli verrà assegnato un nuovo appuntamento in regime appunto di overbooking perfettamente compatibile con la data di partenza.
Al fine di una migliore gestione degli appuntamenti e per la razionalizzazione dei posti di overbooking a disposizione, si invitano i cittadini che abbiamo presentato richiesta di anticipo di appuntamento a controllare periodicamente la mail (o PEC) inserita al momento della registrazione sul portale passaportonline, in modo da poter prendere nota della nuova convocazione presso gli sportelli dell’Ufficio Passaporti.
Si ribadisce che anche per tutto l’anno 2024 sarà garantito il pieno e puntuale soddisfacimento di tutte le richieste dei cittadini nei termini di legge, tenuto conto delle date di partenza e delle necessità che verranno rappresentate.
